Auslagenersatz und Sachkostennachweis - die wichtigsten Regelungen bei der Privatliquidation im Überblick

Eine der häufigsten Fragen bei der Erstellung der Privatliquidation ist immer die Frage nach der richtigen Abrechnung von Sachkosten bzw. der Verpflichtung zu einem Sachkostennachweis sowie der Erstattung von Auslagen. Dabei ist in §10, Abs. 1-3 der Gebührenordnung für Ärzte GOÄ ganz klar geregelt, wann und welche Auslagen in Rechnung gestellt werden dürfen.

Prinzipiell dürfen alle Arzneimittel, Verbandsmittel und sonstige Materialien abgerechnet werden, die der Patient zur Verwendung erhält oder die mit einer einmaligen Anwendung verbraucht sind.

 

Häufig werde ich gefragt, welche Regelungen es bei der privatärztlichen Abrechnung in Bezug auf Sachkosten und Auslagen gibt. Ich zeige Ihnen gerne, was Sie wissen müssen.

Katja Faude
GOÄ-Expertin bei dgpar GmbH

Folgende Aufwände dürfen grundsätzlich nicht als Auslagen berechnet werden:

  • Kleinmaterialien wie Zellstoff, Mulltupfer, Mullkompressen etc.
  • Alle Mittel zur Oberflächenanästhesie
  • Desinfektions- und Reinigungsmittel
  • Augen-, Ohren- und Nasentropfen, Puder, Salben etc.
  • Einmalspritzen, -kanülen, -handschuhe, -harnblasenkatheter, -skalpelle, -proktoskopie, -spekula.

Darüber hinaus gelten folgende Regelungen für die Abrechnung von Sachkosten und Auslagen:

1. Eine Abrechnung ist nur bei ambulanter Behandlung möglich

Sachkosten und Auslagen dürfen nur bei ambulanter Behandlung abgerechnet werden. Im stationären Bereich erfolgt die Erstattung dieser Kosten durch die Abrechnung der Fallpauschale (DRG) und dem Nebenkostentarif der deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG-NT).

Der dgpar-Praxis-Protipp:

Belegärzte dürfen ihre Auslagen für Materialkosten bei stationärer Behandlung separat in Rechnung stellen, auch wenn diese schon grundsätzlich in der vom Krankenhaus berechneten Sachkostenpauschale enthalten sind (BayVGH, Urteil vom 02.05.2016).

2. Nur die tatsächlich entstandenen Sachkosten dürfen dem Patienten berechnet werden

Achten Sie darauf, dass die abgerechneten Preise korrekt sind. Sollten Sie Rabatte von Ihrer Apotheke erhalten, so müssen auch diese an den Patienten weitergegeben werden. Eine Bereicherung durch Abrechnung von Sachkosten ist nicht zulässig. Sollten Sie Mehrfach- oder Großpackungen bestellen muss der Einzelpreis errechnet werden.

Der dgpar-Praxis-Protipp:

Viele Praxen und Krankenhäuser haben Preislisten, entweder selbst entwickelt, oder von der Apotheke erhalten. Vergessen Sie nicht, diese regelmäßig zu kontrollieren, um eventuelle Preiserhöhungen den Kosten anzupassen.

3. Die Abrechnung von Sachkosten-Pauschalen ist nicht zulässig

Auch wenn es die Abrechnung einfacher macht – die Angabe von Sachkostenpauschalen, wie z. B. OP-Sets, ist in der Privatliquidation nicht zulässig. Die Sachkosten müssen immer einzeln mit dem entsprechenden Preis und der Menge angegeben werden.

Der dgpar-Praxis-Protipp:

Die meisten Praxis- oder Krankenhaussysteme ermöglichen das Speichern von sogenannten Leistungsketten. Hier haben Sie die Möglichkeit, immer wiederkehrende Verbrauchsmaterialien für bestimmte Untersuchungen oder Therapien in einem Block abzuspeichern. Durch Eingabe eines vorher festgelegten Kürzels können Sie so, ohne viel Aufwand, die Einzelpositionen in die Rechnung bringen.

4. Auslagen aus dem Sprechstundenbedarf sind nicht abrechenbar

Achten Sie darauf, dass die für Privatpatienten verwendeten Materialien nicht aus dem Bestand der gesetzlich versicherten Patienten genommen werden. Die Abrechnung dieser Kosten erfolgt über ein Sprechstundenbedarfsrezept, die Erstattung erfolgt durch die Landesverbände der gesetzlichen Krankenkassen. Eine zusätzliche privatärztliche Abrechnung dieser Kosten würde somit eine Doppelabrechnung bedeuten.

Der dgpar-Praxis-Protipp:

Trennen Sie die Verbrauchsmaterialien für Kassen- und Privatpatienten bei der Lagerung von vornherein. Somit stellen Sie sicher, dass es nicht zu einer Vermischung kommt.

5. Abrechnung von Versand- und Portokosten

Versand- und Portokosten können von demjenigen Arzt berechnet werden, dem auch die gesamten Kosten dafür entstanden sind.

Nicht abgerechnet werden dürfen:

  • Versandkosten von Untersuchungsmaterial
  • Portokosten für die Übermittlung eines Ergebnisses zwischen Arzt und Labor etc.
  • Versandgefäße für Labor- oder Pathologieuntersuchungen
  • Portokosten von Arztrechnungen

Der dgpar-Praxis-Protipp:

Durch die Digitalisierung entstehen immer weniger klassische Portokosten in Form von Briefmarken, dafür findet man die Kosten eher in Strom- oder Internetrechnungen. Auch diese Kosten dürfen dem Patienten in Rechnung gestellt werden. Die Faxgebühr liegt zum Beispiel bei 0,10 € pro Seite. Kopien dürfen sogar mit 0,50 € pro Seite abgerechnet werden.

6. Sachkostennachweis nicht vergessen beizulegen

Ab einem Betrag von 25,56 € ist es verpflichtend, einen sogenannten Sachkostennachweis der Patientenrechnung beizufügen. In der Regel handelt es sich hierbei um die Rechnung der Apotheke oder des Herstellers. Auch die Rechnung einer Mehrfach- oder Großpackung ist statthaft, solange der errechnete Betrag für das Einzelpräparat korrekt ist.

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Mit dem Sachkostennachweis-Archiv stellt die dgpar GmbH Ihren Kunden nun eine neue und digitale Funktion im Ärzte-Portal zur Verfügung, die das Versenden der Sachkostennachweise deutlich schneller und einfacher macht. Jede Praxis kann damit Ihre Sachkostennachweise datenschutzgerecht über das Ärzteportal in das Archiv laden, frei benennen und bei Bedarf jeder Rechnung individuell beifügen. Über den gewählten Dokumentennamen erfolgt dann ganz einfach die Zuordnung des Belegs zur jeweiligen Rechnung. Bei Nennung des gewählten Namens in der jeweiligen Falldokumentation wird der hinterlegte Sachkostennachweis automatisch und in Farbe aus dem Archiv extrahiert und der Rechnung physisch beigelegt. So haben die Patienten ohne jeglichen Aufwand für die Praxis alle zur Einreichung bei ihrer Krankenkasse notwendigen Unterlagen zeitgleich zur Verfügung und zeitaufwendige Nachfragen erledigen sich damit.

Wichtig zu wissen:

Versenden Sie den Sachkostennachweis stets zusammen mit der Rechnung, um Ihren Patienten eine vollständige und gleichzeitige Einreichung der Behandlungsunterlagen bei ihrem Kostenträger zu ermöglichen. Ansonsten drohen Rückfragen, die den Erstattungsprozess in die Länge ziehen. Das ärgert nicht nur die Patienten – das schwappt auch ganz schnell in Form von nachträglichem administrativen Mehraufwand  auf die Praxis zurück.

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Zur Person:

Unsere GOÄ-Expertin Katja Faude optimiert die Privatliquidation von niedergelassenen Ärzten und Chefärzten, und hilft bei allen Fragen rund um dieses Thema.

Nach ihrer medizinischen Ausbildung wechselte sie rasch in den Bereich der Abrechnung und ist dort nun seit mehr als 20 Jahren erfolgreich tätig.

„Sowohl Therapieformen als auch der Fokus der Versicherungen wechseln ständig. Bei der Privatabrechnung ist es deshalb immer wichtig up to date zu sein!“

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