Privatpatienten sind ein wesentlicher wirtschaftlicher Baustein für viele Arztpraxen. Umso ärgerlicher, wenn dann die Rechnung nicht bezahlt wird. Statistisch gesehen, kommt das gar nicht so selten vor. Mehr als die Hälfte der niedergelassenen Praxen berichten von Privatpatienten, die nicht zahlen. Die Höhe der Zahlungsausfälle liegt dabei in der Regel zwischen 1 bis 5 %. Bei 10% der Praxen fallen sogar deutlich über 5% der gestellten Rechnungen aus. Nur 15% der befragten Ärzteschaft berichtete, keine Erfahrung mit Zahlungsausfällen zu haben. Wir sprechen daher mit Markus Wolf, Geschäftsführer der dgpar GmbH, wie man sich als Praxis schützen kann, wenn der Privatpatient nicht zahlt.
Markus Wolf: Eine moderne und innovative Arztpraxis zu betreiben, erfordert heutzutage einiges an Kapital und Investitionen. Viele Ärzte verschulden sich, wenn sie eine Praxis gründen oder übernehmen. Das Honorar für die erbrachten medizinischen Leistungen kann jedoch nicht frei bestimmt werden und unterliegt nicht dem Markt. Vielmehr gibt es gesetzliche Vorgaben. Für Kassenpatienten erhält ein Arzt pro Quartal eine Pauschale, unabhängig von der Anzahl der Besuche, der Diagnose oder der Behandlung! Außerdem verfügen die Praxen nur über ein bestimmtes Versorgungsbudget, das sie ausschöpfen dürfen. Das gilt auch für angestellte Ärzte. Erbringt die Praxis mehr Leistungen als im Regelleistungsvolumen (RLV) und den Zusatzbudgets für besondere Leistungen (QZV) vorgesehen sind, werden die darüberhinausgehenden Leistungen nur noch abgestaffelt bezahlt. Möchte eine Arztpraxis daher eine Ausstattung mit modernen Geräten oder andere Investitionen tätigen, ist ein Stamm von Privatpatienten wirtschaftlich notwendig für den Praxiserhalt bzw. deren Entwicklung.
Markus Wolf: Ja, das ist richtig. Um wirtschaftlich rentabel zu bleiben, setzen immer mehr Praxen auf einen hohen Anteil von Privatpatienten. In der Regel sind das knapp ein Drittel des Patientenstamms. Diese Strategie geht jedoch nur so lange auf, wie die Zahlungseingänge der Privatpatienten pünktlich eintreffen. Denn während die gesetzlichen Krankenkassen ihrer Zahlungsverpflichtung in der Regel termingetreu nachkommen, werden privatärztliche Rechnungen nicht von allen Patienten immer pünktlich und in voller Höhe beglichen. Das kann eine Arztpraxis schnell in finanzielle Bedrängnis bringen, da Miete, Abgaben und Gehälter pünktlich bezahlt werden müssen. Meine Erfahrung zeigt, dass gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten immer mehr Menschen Leistungen in Anspruch nehmen, die sie später nicht begleichen können. Und das wird dann schnell zum Problem.
Mein Tipp #1: Führen Sie vor der Behandlung eine Bonitätsprüfung durch!
Markus Wolf: Selbstzahler und Privatpatienten-Rechnungen bergen im Gegensatz zu den gesetzlichen Kassenabrechnungen für Ärzte immer das Risiko der Nichtzahlung. Um dieses zu minimieren, kann eine Bonitätsauskunft hilfreich sein. Doch so mancher Praxisinhaber zögert, sich nach den wirtschaftlichen Verhältnissen seines neuen „Kunden“ zu erkundigen. Denn dazu muss der Patient eine entsprechende Einverständniserklärung unterschreiben. Oftmals sind derartige Wirtschaftsauskünfte jedoch mit einer Abo-Funktion verknüpft, die monatliche Gebühren nach sich zieht.
Alternativ kann beim Vollstreckungsgericht erfragt werden, ob der Patient im Schuldnerverzeichnis geführt wird. Dort sind Personen registriert, die etwa eine eidesstattliche Versicherung abgegeben haben. Dieser Prozess ist jedoch sehr umständlich und lässt sich schwer in den Praxis-Alltag integrieren.
Besonders einfach und kostengünstig ist eine Bonitätsprüfung hingegen im Ärzteportal der dgpar möglich. Hier geben Sie lediglich die bekannten Patientendaten ein und erhalten unmittelbar ein transparentes Ergebnis, um das Risiko eines Rechnungsversandes beurteilen zu können. Der anschließende Prozess der Rechnungsversandes inklusive der diesbezüglichen Zahlungsverwaltung kann im Anschluss ebenfalls sehr einfach über das Ärzteportal der dgpar angesteuert werden.
Ganz nach dem Motto: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“sind Sie mit einer Bonitätsprüfung vor nicht zahlenden Patienten besser geschützt.
Mein Tipp #2: Führen sie Vorschusszahlungen oder Ratenzahlungen ein!
Eine weitere Möglichkeit die Zahlung von medizinischen Leistungen abzusichern, ist es, einen Vorschuss zu verlangen. Doch nicht immer ist das im Sinne der Praxis. Viele Praxen haben verständlicherweise ethische Bedenken. Oder sie scheuen die Bürokratie in der Buchhaltung und den administrativen Zusatzaufwand, auch in der Kommunikation mit den Patienten. Gleiches gilt ebenso für Ratenzahlungsvereinbarungen. Beide Optionen können jedoch ebenfalls effizient an einen Dienstleister, wie die dgpar, ausgelagert werden.
Mein Tipp #3: Erstellen Sie eine korrekte und vollständige Rechnung
Die häufigste Ursache für Nicht- oder verspätete Zahlungen durch Privatpatienten sind nach wie vor nicht korrekt erstellte Arztrechnungen. Diese müssen – nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung selbstverständlich – regel- und gesetzeskonform erstellt werden. Dazu gehört auch die vorschriftsmäßige Anwendung des § 12 GOÄ, wonach das Behandlungsdatum, die Bezeichnung der Leistung, die Gebührennummer, der Betrag und der je nach Fall anzuwendende Steigerungsfaktor angegeben werden müssen. Dazu kommen weitere Vorschriften, von denen ich ohne Anspruch auf Vollständigkeit hier nur einige zitieren möchte: Ist z.B. eine Mindestdauer der Behandlung vorgeschrieben, muss auch diese angegeben werden. Multiplikatoren über dem Schwellenwert sind individuell zu begründen. Bei der Anwendung von Analog-Ziffern muss der Hinweis „entsprechend“ vermerkt und für den Patienten nachvollziehbar sein usw.
Eine Studie der dgpar hat zudem gezeigt, dass ein erheblicher Anteil der Rechnungen fehlerhaft erstellt wird. Die nachfolgende Diskussion mit den Patienten und Kostenträgern führt natürlich nicht zu einer beschleunigten Bezahlung der Rechnung. Doch dem lässt sich vorbeugen. Übergeben Sie das Honorarmanagement Ihrer Praxis in die Hände der dgpar, so dass die Abrechnung vollständig und einwandfrei erstellt wird und allen gesetzlichen Vorgaben entspricht. Das spart am Ende eine Menge Zeit, Kosten und auch Ärger.
Gut zu wissen ist außerdem: Je früher Sie die Rechnung nach der Leistungserbringung stellen, desto schneller kann sie auch bezahlt werden. Damit sollten Sie also nicht zu lange warten. Zudem verjähren Privatliquidationen grundsätzlich nach drei Jahren. Die Verjährung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem das Honorar fällig geworden ist. Eine Mahnung schiebt die Verjährung nicht auf. Das ist ein weiterer Grund, generell die Rechnung zeitnah zu stellen oder erstellen zu lassen.
Mein Tipp #4: Führen Sie ein konsequentes Mahnwesen ein
Trotz korrekter Rechnungsstellung wird in einigen Fällen die Zahlung ausbleiben. Das lehrt uns die Statistik. Daher empfehle ich ebenfalls ein konsequentes Mahnwesen, um die Außenstände der Praxis möglichst niedrig zu halten. Eine korrekt erstellte Rechnung ist nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) sofort fällig. Dies gilt sogar bei kontrovers beurteilten Positionen, wie der Bundesgerichtshof klarstellte (Az. III ZR 117/06). Ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit kann der Arzt die Zahlung der Forderung verlangen. 30 Tagen nach dem Erhalt der Rechnung gerät der Privatpatient nach BGB in Zahlungsverzug.
Voraussetzung ist jedoch, dass er darauf schriftlich hingewiesen wurde. Andernfalls tritt der Verzug erst dann ein, wenn eine schriftliche Zahlungsaufforderung versandt wurde. Zahlt der Patient innerhalb dieser 30-tägigen Frist nicht, kann sofort gemahnt und hiernach der Rechtsweg beschritten werden. Ein konsequentes Forderungsmanagement, das diese Regeln beachtet, halte ich für ganz entscheidend. Die Außenstände und damit die Liquidität und Wirtschaftlichkeit einer Praxis steigen dadurch signifikant.
Wenn Ärztinnen und Ärzte Ihr Forderungsmanagement an die dgpar GmbH auslagern, werden alle Rechnungen konsequent aber sehr behutsam auf Zahlungseingang verfolgt, schließlich handelt es sich bei den Schuldnern um Ihre Patienten. Bewährt hat sich bei uns ein dreistufiges Mahnverfahren: einer Zahlungserinnerung nach 30 Tagen folgt eine erste Mahnung und nach Ausbleiben der Zahlung und einer angemessenen Frist eine zweite Mahnung. Hierbei pflegen wir einen angemessenen und empathischen Umgang mit den Patienten.
Mein Tipp #5: Übergeben Sie säumige Zahler ins Inkasso
Geben Sie nicht zu früh auf! Selbst wenn Forderungen gegen Privatpatienten nach den Mahnungen nicht beglichen wurden, muss man den Rechnungsbetrag noch nicht vollständig abschreiben. Denn der Rechtsweg sieht zwei Möglichkeiten vor, Honorarforderungen durchzusetzen: die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids sowie das „streitige Verfahren“. Sollte der Patient dem Mahnbescheid nicht widersprechen, wird ein Vollstreckungsbescheid zugestellt. Legt der Patient auch hier keinen Widerspruch ein, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig. Damit hat der Arzt einen „Titel“, der dreißig Jahre lang gültig bleibt und in die Langzeitüberwachung einer Inkasso-Gesellschaft übergeben werden kann.
Sollte der Patient hingegen Widerspruch einlegen, kommt es zum Klageverfahren, in dem der Arzt seinen Anspruch vor Gericht begründen muss.
Kunden der dgpar GmbH müssen sich jedoch nicht mit diesen juristischen Feinheiten auseinandersetzen. Mit einem einfachen Klick im kostenfreien Ärzteportal kann eine offene Forderung medienbruchfrei ins Inkasso übergeben werden und wird auf Wunsch in der Folge durch unseren Kooperationspartner, die Eurincasso GmbH, bestimmt aber emphatisch verfolgt. Das erspart eine Menge Zeit und Nerven und überlässt schwierige Gespräche den extra dafür ausgebildeten und sensibel geschulten Profis. Diese erzielen aufgrund ihrer Erfahrung auch deutlich höhere Erfolgsquoten.
Vielen Dank für diese wertvollen Tipps, Herr Wolf!
Markus Wolf ist Geschäftsführer der dgpar GmbH und Mitglied der Geschäftsleitung der A.B.S. Global Factoring AG.
Nach seiner Ausbildung zum Industriekaufmann in einem produzierenden Unternehmen absolvierte er mehrere berufsbegleitende Studiengänge und ist seit mehr als 15 Jahren in der Finanzdienstleistungsbranche in leitender Funktion tätig.
Seine Motivation: Die besten Lösungen für seine Kunden zu entwickeln – passend für die Situation und die jeweiligen Möglichkeiten. Aufgrund seiner hohen Fachkompetenz, seiner verlässlichen Art und seinem empathischen Verständnis für die Bedürfnisse seiner Kunden gelingt ihm das zuverlässig. Markus Wolf steht gerne für Ihre Fragen zur Verfügung.
