Ausfallhonorar beim Arzt: Wann dürfen Praxen eine Ausfallgebühr verlangen?

Ein Ausfallhonorar ist eine Vergütung beziehungsweise Entschädigung, die eine Praxis von einem Patienten verlangen kann, wenn ein fest vereinbarter Behandlungstermin nicht wahrgenommen oder zu kurzfristig abgesagt wird.

Der Hintergrund ist einfach: Für einen vereinbarten Termin hält die Praxis Personal, Behandlungsräume und gegebenenfalls medizinische Geräte bereit. Wird der Termin nicht wahrgenommen, kann ein wirtschaftlicher Ausfall entstehen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jede versäumte Sprechstunde automatisch in Rechnung gestellt werden kann. Entscheidend ist insbesondere, wie die Praxis organisiert ist und ob der freigewordene Termin anderweitig genutzt werden konnte.

Gerichte beurteilen Ausfallhonorare anhand des jeweiligen Einzelfalls. Für Arztpraxen sind dabei insbesondere die konkrete Terminvereinbarung und die Organisation der Praxis relevant.

Besonders wichtig ist das sogenannte Bestellprinzip. Dabei wird für einen bestimmten Patienten ein konkreter Zeitraum reserviert. Die Praxis plant also damit, während dieser Zeit gerade diesen Patienten zu behandeln.

Das kann beispielsweise bei längeren Untersuchungen oder ambulanten Eingriffen relevant sein. Auch Termine, für die Räume, Geräte oder weiteres Personal speziell eingeplant werden, unterscheiden sich deutlich von einer normalen offenen Sprechstunde.

Kann eine Praxis einen ausgefallenen Termin dagegen ohne Weiteres mit einem anderen Patienten füllen oder in dieser Zeit andere Patienten behandeln, kann dies einem Anspruch auf Ausfallhonorar entgegenstehen.

Die Ärztekammer Nordrhein weist ebenfalls darauf hin, dass Ansprüche häufig daran scheitern können, dass Ärzte die frei gewordene Zeit für andere Patienten nutzen können. Anders kann die Situation insbesondere bei Bestellpraxen oder vorbereitungsintensiven Eingriffen aussehen.

Eine wichtige Entscheidung zum Thema stammt vom Bundesgerichtshof vom 12. Mai 2022 (Az. III ZR 78/21). Gegenstand des Verfahrens waren kurzfristig abgesagte Behandlungstermine in einer Ergotherapiepraxis.

Der BGH beschäftigte sich dabei unter anderem mit der Frage, ob § 615 BGB auf Behandlungsverträge Anwendung finden kann. Nach dieser Vorschrift kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Vergütungsanspruch bestehen, obwohl eine vereinbarte Leistung nicht erbracht wurde, weil derjenige, der die Leistung entgegennehmen sollte, in Annahmeverzug geraten ist.

Für Arztpraxen ist dabei wichtig: Aus dem Urteil folgt nicht, dass bei jedem kurzfristig abgesagten oder versäumten Termin automatisch ein Ausfallhonorar verlangt werden darf.

Im konkreten BGH-Fall bestand der geltend gemachte Zahlungsanspruch gerade nicht. Für die Beurteilung eines möglichen Anspruchs sind vielmehr die konkreten Umstände des jeweiligen Falls entscheidend.

Praxen sollten das BGH-Urteil deshalb nicht als pauschale Erlaubnis für Ausfallgebühren verstehen. Es schafft vielmehr einen wichtigen rechtlichen Rahmen für die Beurteilung solcher Fälle.

Für niedergelassene Ärzte ist die Organisation der Terminvergabe ein zentraler Punkt.

Bei einer klassischen Bestellpraxis wird für den Patienten ein konkreter Zeitraum reserviert. Während dieses Zeitraums soll gerade dieser Patient behandelt werden. Der Termin besitzt damit einen anderen Charakter als eine ungefähre Zeitangabe innerhalb einer laufenden Sprechstunde.

Das ist besonders relevant, wenn für die Behandlung größere Zeiträume eingeplant werden oder besondere Vorbereitungen notwendig sind. Dazu können beispielsweise ambulante Eingriffe oder Untersuchungen gehören, für die zusätzliches Personal oder bestimmte medizinische Geräte benötigt werden.

Je klarer die Praxis dokumentieren kann, dass der Termin exklusiv für den Patienten reserviert wurde und kurzfristig nicht anderweitig vergeben werden konnte, desto besser lässt sich ein tatsächlich entstandener Ausfall nachvollziehen.

In einer Praxis mit hoher Patientendichte kann die Situation anders aussehen. Kann der Arzt während des ausgefallenen Termins andere wartende Patienten behandeln, fehlt möglicherweise der entsprechende Verdienstausfall.

Eine ausdrückliche Vereinbarung kann für Praxen eine wichtige Grundlage sein, um den Umgang mit nicht wahrgenommenen Terminen transparent zu regeln.

Darin kann beispielsweise festgehalten werden, dass ein bestimmter Termin ausschließlich für den Patienten reserviert wird und bis wann dieser kostenfrei abgesagt werden kann.

Wichtig ist allerdings, dass eine vorformulierte Vereinbarung rechtlich wirksam ausgestaltet wird. Solche Regelungen können als Allgemeine Geschäftsbedingungen der gesetzlichen Inhaltskontrolle unterliegen.

Eine pauschale Formulierung wie „Bei Nichterscheinen werden 100 Euro berechnet“ sollte deshalb nicht ungeprüft übernommen werden.

Die Ärztekammer Nordrhein empfiehlt Ärzten mit reinen Bestellpraxen, vor Beginn einer Behandlung ausdrücklich mit dem Patienten zu vereinbaren, unter welchen Voraussetzungen bei einer zu kurzfristigen Absage oder bei unentschuldigtem Nichterscheinen eine Entschädigung anfällt.

Zudem sollte deutlich werden, dass der betreffende Termin ausschließlich für den Patienten freigehalten wird.

Auch bei der Absagefrist gibt es keine einfache Regel, die für jede Praxis und jede Behandlung gleichermaßen gilt.

In der Rechtsprechung spielen häufig Fristen von 24 Stunden eine Rolle. Teilweise wurden auch längere Fristen behandelt. Entscheidend sind wiederum die konkrete Vereinbarung und die Umstände der jeweiligen Behandlung.

Eine Praxis sollte eine bestimmte Frist deshalb nicht allein deshalb übernehmen, weil sie bei einer anderen Praxis verwendet wird.

Bei einem kurzen Behandlungstermin kann die organisatorische Situation beispielsweise eine andere sein als bei einem langfristig geplanten Eingriff, für den Personal, Räume und Geräte bereitgehalten werden.

Die Absagebedingungen sollten deshalb nachvollziehbar auf die tatsächlichen Abläufe der Praxis abgestimmt und den Patienten transparent mitgeteilt werden.

Bei der Gestaltung einer Ausfallhonorarvereinbarung müssen Praxen auch Situationen berücksichtigen, in denen Patienten einen Termin aus Gründen nicht wahrnehmen können, die sie nicht zu vertreten haben.

Gerade bei vorformulierten Klauseln kommt es auf die konkrete rechtliche Ausgestaltung an. Die Rechtsprechung zu kurzfristigen Absagen und Entlastungsmöglichkeiten ist nicht in allen Punkten einheitlich.

Praxen sollten entsprechende Klauseln deshalb nicht selbst aus verschiedenen Mustern im Internet zusammensetzen. Eine rechtliche Prüfung der verwendeten Vereinbarung kann helfen, unwirksame Regelungen und spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Eine allgemeingültige gesetzliche Pauschale für ausgefallene Arzttermine gibt es nicht.

Entscheidend ist vielmehr, welcher wirtschaftliche Ausfall tatsächlich entstanden ist und welche Aufwendungen durch die ausgefallene Behandlung erspart wurden. Ein Ausfallhonorar ist daher nicht automatisch mit dem Honorar gleichzusetzen, das bei Durchführung der Behandlung angefallen wäre.

Auch pauschal vereinbarte Ausfallentschädigungen müssen angemessen ausgestaltet sein.

Die Ärztekammer Nordrhein verweist darauf, dass es zur Höhe der Ausfallentschädigung keine einheitlichen gerichtlichen Vorgaben gibt. Ein Anspruch auf die volle ursprünglich kalkulierte Vergütung besteht regelmäßig nicht; ersparte Aufwendungen müssen berücksichtigt werden.

Ein möglicher Anspruch auf ein Ausfallhonorar ist nicht automatisch auf Privatpatienten beschränkt.

Der BGH hat in seinem Urteil klargestellt, dass ein möglicher Vergütungsanspruch nach § 615 Satz 1 BGB grundsätzlich auch bei gesetzlich krankenversicherten Patienten in Betracht kommen kann.

Dabei muss allerdings zwischen dem möglichen Anspruch gegenüber dem Patienten und der Abrechnung gegenüber der gesetzlichen Krankenversicherung unterschieden werden.

Die Krankenkasse vergütet ärztliche Leistungen, die tatsächlich erbracht wurden. Das bloße Freihalten eines Termins beziehungsweise das Warten auf einen nicht erschienenen Patienten stellt dagegen keine gegenüber der Krankenkasse abrechenbare Behandlungsleistung dar.

Ob der Patient selbst ein Ausfallhonorar schuldet, hängt wiederum von den Voraussetzungen des konkreten Falls ab.

Wer ein Ausfallhonorar geltend machen möchte, sollte nachvollziehbar dokumentieren können, wie der betreffende Termin geplant war.

Dazu gehört zunächst die Terminvereinbarung selbst. Aus ihr sollte hervorgehen, wann und für welchen Zeitraum die Behandlung vorgesehen war.

Ebenso relevant kann sein, welche Ressourcen für diesen Termin reserviert wurden und ob die frei gewordene Zeit anderweitig genutzt werden konnte.

Bei längeren oder besonders vorbereitungsintensiven Behandlungen kann beispielsweise dokumentiert werden, welches Personal, welche Räume oder welche Geräte für den Patienten eingeplant waren.

Auch die Kommunikation rund um Terminbestätigungen, Absagen und Terminverschiebungen sollte nachvollziehbar sein. Eine saubere Dokumentation erleichtert es, die tatsächliche Situation später zu rekonstruieren.

Was sollten Arztpraxen bei einem ausgefallenen Termin dokumentieren?

Für die Dokumentation können insbesondere relevant sein:

Für den Umgang mit Ausfallhonoraren sollten Arztpraxen klare Regeln definieren und diese bereits bei der Terminvergabe berücksichtigen. Besonders wichtig sind eine transparente Kommunikation gegenüber Patienten, eine nachvollziehbare Dokumentation und eine rechtlich geprüfte Vereinbarung.

Fünf Punkte sollten Praxen besonders beachten:

Ein Ausfallhonorar sollte nicht erst dann zum Thema werden, wenn ein Patient bereits zum Termin nicht erschienen ist.

Sinnvoller ist es, den Umgang mit verbindlich vereinbarten Terminen als festen Bestandteil des Terminmanagements zu betrachten.

Dazu gehört insbesondere, festzulegen, für welche Arten von Terminen überhaupt ein Ausfallhonorar relevant sein kann. Eine kurze reguläre Sprechstunde ist anders zu beurteilen als ein exklusiv reservierter längerer Behandlungstermin.

Auch die Patienten sollten vorab transparent wissen, welche Regeln gelten. Dazu gehören mögliche Absagefristen ebenso wie die Information, dass ein bestimmter Termin ausschließlich für sie reserviert wurde.

Schließlich sollte die Praxis sicherstellen, dass die verwendete Ausfallhonorarvereinbarung rechtlich geprüft und auf die tatsächlichen Praxisabläufe abgestimmt ist.

Ein Ausfallhonorar beim Arzt kann unter bestimmten Voraussetzungen möglich sein. Allein die Tatsache, dass ein Patient nicht zu seinem Termin erscheint, reicht dafür jedoch nicht automatisch aus.

Besonders relevant sind die konkrete Terminvereinbarung, die Organisation der Praxis als Bestellpraxis, ein tatsächlich entstandener wirtschaftlicher Ausfall und eine rechtlich wirksam ausgestaltete Vereinbarung.

Das BGH-Urteil vom 12. Mai 2022 zeigt zudem, dass § 615 BGB bei Behandlungsverträgen grundsätzlich eine Rolle spielen kann. Gleichzeitig macht die Entscheidung deutlich, dass immer die Umstände des Einzelfalls berücksichtigt werden müssen.

Niedergelassene Ärzte sollten deshalb klare Regeln für verbindliche Termine schaffen, diese gegenüber ihren Patienten transparent kommunizieren und Terminvereinbarungen sowie Ausfälle nachvollziehbar dokumentieren.

Bei der konkreten Ausgestaltung einer Ausfallhonorarvereinbarung empfiehlt sich aufgrund der nicht vollständig einheitlichen Rechtsprechung eine rechtliche Prüfung.

Klare Prozesse rund um die Terminvergabe helfen Arztpraxen nicht nur bei ausgefallenen Terminen. Entscheidend ist, dass Verbindlichkeit, Absagebedingungen und Dokumentation von Anfang an transparent geregelt und konsequent in den Praxisalltag integriert werden.

 

Dr. Sandra Pepperl-Klindworth
Mitglied der Geschäftsleitung | Business Development | dgpar GmbH

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