Mehr als die Hälfte aller niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte erstellen Ihre Pri­vatliquidation gemäß der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) selbst und nehmen dazu nicht die Hilfe eines Profis in Anspruch. „Selbst“ heißt dabei, dass Arzt oder Ärztin, deren Praxisangestellte oder Angehörige die privatärztliche Abrechnung in Eigenregie übernehmen und damit den wichtigsten Erlösmechanismus der eigenen Praxis bestimmen. Haupttreiber für diese Entscheidung ist es, ohne die Beauftragung eines externen Dienstleisters Kosten zu sparen und damit die Rendite der Praxis zu steigern. Grund genug, sich die Frage zu stellen: Stimmt das wirklich? Ist die Abrechnung der Privatliquidation nach GOÄ durch die Praxis selbst wirklich kosteneffizient? Wir haben die einzelnen Schritte einer Abrechnung nach GOÄ detailliert analysiert und die Kosten von Eigenabrechnung und Abrechnungsstelle gegenübergestellt. Setzen Sie gerne Ihre eigenen Werte ein und analysieren Sie Ihre Kosten. Mit dieser Anleitung geht das ganz schnell!

Welche Schritte sind erforderlich, um jede einzelne GOÄ-Rechnung vollständig und kor­rekt zu erstellen? Und wie aufwändig ist das eigentlich?

1. Erfassung der Rechnungsinhalte mithilfe der GOÄ-Ziffern

Jede einzelne Behandlung muss durch die festgestellten Diagnosen und die The­rapie dokumentiert werden. Die Diagnosen werden niedergeschrieben; die einzelnen Thera­pieschritte müssen durch entsprechende, die Behandlung wiedergebende GOÄ-Zif­fern abge­bildet werden.  (Tipps zur Abrechnung nach GOÄ und EBM für ein optimales Honorarmanagement finden Sie hier.)

Die hier entstehenden Aufwände variieren von Fall zu Fall.

2. Überprüfung aller Rechnungen und deren Rechnungsinhalten vor dem Rechnungs­versand

Vor dem Versand einer Arztrechnung an die Patienten sollte eine finale Prüfung der Rechnungsinhalte erfolgen. Mit der nötigen Erfahrung kann man bei diesem Schritt die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Rechnung korrekt und vollständig gestellt und von den Kostenträgern nicht beanstandet wird.

Aufwand je Rechnung: 2 Minuten

3. Ausdrucken der Rechnungen

Der Rechnungsdruck muss angestoßen werden, wobei zu jeder Rech­nung eine Rechnungskopie und der Überweisungsträger, also mindestens drei Seiten gehören.

Aufwand: 10 Rechnungen pro Minute.

4. Kuvertieren der Rechnungen

Was banal klingt, kostet dennoch Ihre Zeit. Die Rechnung, die Kopie und der Überweisungsträger müssen händisch gefaltet und ins Kuvert gesteckt werden. Zukleben und Briefmarke drauf – danach ins Postausgangskörbchen legen.

Aufwand: 1 Minute je 3 Kuverts

5. Versand der Rechnungen

Die frankierten Kuverts werden zum nächsten Briefkasten, bzw. zur nächs­ten Poststelle gebracht und eingeworfen.

Aufwand: von der Wegstrecke abhängig

GOÄ-Abrechnung selbst erstellen: Das bedeutet Forderungsmanagement in der Arztpraxis

Warten auf Zahlungseingänge

Mit dem Absenden der Rechnung ist die Privatliquidation getan, – denkt man. Doch weit gefehlt! Denn jetzt fängt erst der eigentliche Abrechnungsprozess an. Zunächst mal wartet der Arzt/die Ärztin auf die Zahlungen der Patienten. Doch diese warten wiederum in der Regel zunächst auf die Erstattung durch die Kostenträger, bevor sie den Rechnungsbetrag an die Praxis weiterüberweisen.

Die Kostenträger wiederum prüfen vor einer Erstattung die erhaltenen Rechnungsdokumente gründlich auf medizinische Notwendigkeit der durchgeführten Behandlung und im Detail bzgl. der angewandten GOÄ-Kodierung. All dies kostet Zeit. Zeit, in der der Arzt/die Ärztin auf Zahlungseingänge wartet und in der der Praxis keine Liquidität zufließt.

Überprüfung der Zahlungseingänge

Werden die gestellten Rechnungen schlussendlich überwiesen, muss der Arzt/die Ärztin etwaige Zahlungseingänge selbst überprüfen. Und zwar auf seinem Praxiskonto. Entweder im online-banking, oder auf Kontoaus­zü­gen des Kreditinstitutes bzw. der Bank.

Hier stellen sich bisweilen bei der Überprüfung die folgenden Fragen:

1. Wurde die Rechnung bezahlt?
2. Wurde der richtige Betrag gezahlt?
3. Warum ist der Betrag anders (niedriger/höher), als auf der gestellten Rech­nung?
4. Welcher Rechnung soll ich eine Zahlung zuordnen, wenn der Name des Überweisenden fehlt?
5. Welcher Rechnung soll ich eine Zahlung zuordnen, wenn mir die Rechnungs­nummer nicht bekannt ist?

Zur Überprüfung der Zahlungseingänge gehört somit ebenfalls eine Querprüfung der offenen Posten im Arztpraxisinformationssystem. Dies macht die Überprüfung komplexer. Und erhaltene Zahlungen müssen in eben diesem Arztpraxisinformati­onssystem manuell ausgeziffert werden, die einzelnen Rechnungen also als bezahlt markiert werden, damit nicht versehentlich eine erneute Rechnungsstellung erfolgt, die die Reputation der Praxis beeinträchtigt.

Daher benötigt ein Arzt/eine Ärztin für eine solche notwendige Überprüfung Kon­zentration, Ruhe und Zeit. Und so werden diese Tätigkeiten häufig noch nach Ende der Sprechstunde oder an den Wochenenden erledigt – Zeit die der notwendigen Regeneration nicht zur Verfügung steht.

Aufwand zur Kontenpflege bei 50 erstellten Pri­vatliquidationen im Monat: ca. 3 Stunden. 

Und was passiert, wenn einer oder mehrere Patienten nicht zahlen?

Wird nach Ablauf der Zahlungsfrist bei der Überprüfung der Konten festgestellt, dass ein oder mehrere Patienten nicht gezahlt haben, muss das kaufmännische Mahnverfahren in Gang gesetzt werden, damit die säumigen Zahler Ihrer Zahlungsverpflichtung nachkommen. Es gilt, diesen eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung zukommen zu lassen. Dabei entstehen die gleichen Aufwände wie bei der Rechnungserstellung, nur dass es sich anstelle einer Rechnung diesmal um eine Zahlungserinnerung handelt.

Das Mahnwesen in der Arztpraxis kostet Zeit und Nerven

Was jedoch aufwendiger ist, als oben genannt, ist die Folgekommunikation. Denn nach dem Erhalt einer Zahlungserinnerung sind Anrufe der säumigen Zahler in der Praxis zu erwarten. Oft ist es ein großes Bedürfnis der Patienten, den Grund der bisherigen Nichtzahlung zu verbalisieren. Bisweilen äußern diese auch Ihren Unmut über die erhaltenen Mahnungen, was das bis dahin unbelas­tete Arzt-Patientenverhältnis eintrüben kann.

Sollte aufgrund immer noch nicht eingegangener Zahlungen sogar eine zweite kaufmännische Mahnung erforderlich werden, wiederholt sich der Prozess ein weiteres Mal – und macht in der Regel noch weniger Freude.

Was ist mit ausgefallenen Forderungen zu tun?

Forderungen sind in der Regel im kaufmännischen Sinne dann ausgefallen, wenn sie mit der Rechnung und zwei kaufmännischen Mahnungen nicht realisiert wer­den konnten. Dann muss der Arzt/die Ärztin entscheiden, ob auf das berechtigte Honorar ver­zichtet wird, oder ob eine gerichtliche Beitreibung durch registrierte Inkassounterneh­men oder durch Rechtsanwälte initiiert werden soll.

Wird ein gerichtliches Beitreibungsverfahren angestoßen, müssen die Rechnung und die bis dato versandten Mahnungen sowie ggfs. weitere, die Forderung bele­gende Dokumente, zusammengestellt und an den Beitreibenden versendet werden. Auch dieser Aufwand und der erneute Weg zum Briefkasten fallen hier an.

Beanstandung der Rechnung durch Patienten oder Kostenträger

Bei allen bisherigen Betrachtungen sind wir davon ausgegangen, dass die gestellte Rechnung vollumfänglich akzeptiert wird. Doch was geschieht, wenn eine Rechnungsstellung beanstandet wird? Das kommt in der Praxis sowohl auf Seite der Patienten als auch auf Seite der Kostenträger vor.

Hat ein Kos­tenträger Fragen zur GOÄ-Kodierung der Abrechnung oder stellt die medizinische Notwendigkeit der Behandlung in Frage, so geschieht das in der Regel schriftlich per Brief. Diese Anfragen sollten auch schriftlich und umfassend beantwor­tet werden, damit der Leistungsabrechner dem eigenen Patienten den geforderten Rech­nungsbetrag vollständig ausgleicht und dieser somit an den Arzt weiter überwiesen wird. Die Beantwortung solcher Schreiben muss in nahezu allen Fällen vom Arzt selber vorgenommen werden. Eine zeitintensive und ebenfalls zumeist in der Pra­xis-Mittagspause, oder in den privaten Stunden anfallende mühselige Angelegen­heit.

Anfragen von Patienten/-innen hingegen erreichen die Praxis meist per Telefon, da Rechnungsinhalte, Zahlungsmodalitäten oder z. B. Ratenzahlungswün­sche diskutiert werden möchten. Hierbei kann das Praxisteam unterstützen. Sind jedoch Änderungen GOÄ-kodierter Sach­verhalte vorzunehmen, wird in der Regel die Ärztin/ der Arzt ebenfalls einen Blick auf die Angelegenheit werfen müssen.

Bei gegebenem Anlass muss nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung die Stor­nierung der ursprünglichen Rechnung erfolgen. Hiernach wird die veränderte Rech­nung mit Kopie und Überweisungsträger erstellt, kuvertiert, frankiert und zum Briefkasten gebracht. Was hier redundant klingt, ist es leider in der Praxis jedoch nicht. Beanstandungsdialoge mit Patienten und Kostenträgern stellen die größten Aufwände bei der in Eigenregie erstellten Fakturierung ärztlicher Leistungen einer niedergelassenen Praxis dar.

Und diese Erstattungsgespräche nehmen, objektiv gerechnet, mehrere Stunden in der Woche ein.